目次
DIveの承認フロー機能が解決する更新の課題
本ブログは、製造現場で新人教育やマニュアル管理を担っている指導者クラスの方に向けた内容です。
「現場で管理しているマニュアルが更新されない」「そもそも今使っているマニュアルが最新版かわからない」…
そんな経験がある方に向けて、役立つヒントをお届けします。
アップロードして待つだけで動画編集9割完了！現場作業特化型の動画・AR手順書システム「Dive」
2.製造部門が抱える課題とマニュアル更新
製造部門が抱える根深い課題の一つとして”せっかくマニュアルが更新されても現場に浸透しない”ことがあげられます。そして、更新情報が現場に行き渡らない結果、古いマニュアルに基づいて指導が行われてしまうケースも少なくありません。
その根底にある原因として考えられるのが”部署横断での一元管理体制やシステム化が未整備”で、紙やExcelベースの運用に依存しているという現状です。
一元的にマニュアルを管理・運営する仕組みが整備されていないことで、誰がどの情報を管理し、どのように更新内容を現場へ展開すべきかといった情報管理の責任範囲が曖昧になります。
また、システムによる統合管理がされていない場合、各部署や現場ごとに異なるフォーマットや管理ルールが存在し、結果として最新情報が必要なタイミングで現場に届かないという事態にも繋がっていきます。
したがって、マニュアルの運用を属人的かつ分散的に続ける限り、情報の「正確性・即時性・信頼性」を担保することは難しく、現場力の低下や品質トラブルの温床となりかねません。
このように”マニュアルが各部署で個別に管理・更新されている”状態こそがマニュアルの運用実態と現場ニーズとの乖離を生む背景となっています。
班や係、あるいは個人といった小規模単位になればなるほど、紙やExcelといった管理方法に依存しているケースが多く、わかりにくいマニュアルがそのまま残っていて、作業判断が属人化しているのが実情です。
実際に、業務マニュアルの使用者側である従業員の視点からも、「更新の重要性」は強く認識されています。
「勤め先に業務マニュアルがある」と回答した20代の男女500名を対象にした調査では「わかりやすいマニュアルに最も必要な要素」として「最新の状態がアップデートされていること」を挙げた人が26.4%で最多となりました。
この結果からも、マニュアルの内容が古くなったまま現場に残り続けることは“わかりにくさ”に直結していることがいえます。
出典：400社以上のマニュアル作成の実績を誇るフィンテックス(2024年4月1日)業務マニュアルの使用状況とイメージの調査レポート(PR TIMES)
マニュアルが部署ごとに個別管理されている状況では”更新された内容が必要な人に確実に届かない”という問題が生じます。
たとえ”他部署で改訂された内容”が現場の管理部門に共有され保管されていたとしても、作業員レベルで管理しているマニュアルまで改訂内容が反映されるとは限りません。
これが今回取り上げた課題でもある”せっかくマニュアルが更新されても現場に浸透しない”という教育上の致命的なギャップを生んでいるのです。
さらに、更新通知が紙やメールに依存している場合には、シフト勤務者や派遣・外注スタッフなどに情報が届かず、作業ミスに繋がるといったケースも想定できます。
このように部署間あるいは、部署内で更新情報の流通が不均一であることが、現場での浸透不足を招いているのです。
3.解決の第一歩は「徹底した管理」
現場教育を確実に浸透させるためには、マニュアルの”最新版”を常に正しく現場へ届ける仕組みが不可欠です。
これは単にファイルをまとめるだけではなく、多角的な視点で「徹底した管理」をすることで初めて実現できます。
マニュアル管理における基本要件は、大きく分けて以下の5つに整理できます。
①一元管理（個別管理の廃止）
前述したとおり、マニュアルを部署や担当者ごとに個別に保管・管理している状態では、最新版がどれか分からなくなるリスクを常に伴います。
一元管理を行うことで、すべてのマニュアルが共通の場所に集約され、誰もが同じ情報を参照できる状態を維持できます。これにより、現場で「古いファイルを使ってしまう」「複数バージョンが混在する」といった混乱を防止できます。
組織全体で、正しい情報を共有できる環境を整えることが、一元管理の大きな意義です。
②承認管理（多段階承認）
マニュアルを公開・改訂する際には、必ず承認のプロセスを経ることが求められます。
複数の承認ステップを設定することで、内容の正確性を確認しながら段階的に承認が進みます。
これにより「未確認のまま現場に公開される」といったリスクを防ぎ、品質を保証できます。
③履歴管理（改訂履歴の追跡）
誰が・いつ・どの内容を改訂・承認したのかを記録する仕組みは、責任の所在を明確化するうえで欠かせません。
改訂履歴を残しておけば、教育現場でも「どの時点から手順が変わったのか」を把握でき、作業者に安心感を与えることができます。
④バージョン管理（復元と比較）
改訂後の内容に問題が見つかった場合、過去のバージョンを見返すことができる仕組みが重要です。
バージョン管理によって旧版との比較や復元が容易になり、誤った変更が教育や現場に広がるリスクを最小限に抑えることができます。
⑤権限管理（アクセスコントロール）
誰でも自由に編集・公開できる状態はトラブルの温床です。
閲覧・編集・公開といった権限を適切に分けることで、必要な人が必要な範囲だけ操作できる環境を整えられます。これにより、承認を経ない改訂や誤操作を防ぐことが可能です。
この「5つの管理」を徹底することで、マニュアルの正確性・透明性・信頼性を担保でき、教育内容を曖昧にせず現場に浸透させることができます。
4.Diveの承認フロー機能が解決する更新の課題
前述した5つの管理要件のうち、特に重要な要素のひとつが ”承認管理”です。
マニュアルが更新されても承認プロセスを経ずに現場に展開されてしまうと、教育内容の正確性や品質を担保できません。Diveには、まさにこうしたリスクを防ぐために有効に機能する「承認フロー機能」が搭載されています。
Diveでは、マニュアルの公開や改訂にあたって複数段階の承認ステップを設定できます。
たとえば 作成 → 班長承認 → 部門長承認 → 品質保証部承認 といった承認フローを組み込むことで、内容の精査を段階的に行い、未確認の手順がそのまま教育現場に届くリスクを排除します。
承認が完了したマニュアルのみが現場に反映されるため、承認前のドラフト版や古い手順が混在する心配はありません。つまり、現場では常に“最新版”だけが保証される状態を維持できます。
今回焦点を当てた「承認管理」以外にも、Diveには承認履歴・改訂履歴・権限管理といった他の要件をカバーする機能も揃っています。
これらを組み合わせることで、マニュアルの「正確性・透明性・信頼性」を総合的に担保し、教育が曖昧にならない環境を構築できるのです。
実際にAIで自動手順分割される流れを見てみる
当社の動画・ARマニュアルツール「Dive」では”承認フロー”をはじめとする管理機能に加えて、AIによる手順分割やタスク管理など教育を支援する多彩な機能をご用意しています。
「自社の教育体制に承認フローを組み込みたい」「監査対応も見据えてマニュアル運用を効率化したい」という方はぜひ、詳しい情報をオンラインデモ・個別相談会にてご紹介いたします。
ご覧いただきありがとうございました。
実際に操作画面を見ながら、手間がかからなさそうか見てみる