マニュアル更新が現場に届く！管理機能が実現する正確な教育！

本ブログは、製造現場で新人教育やマニュアル管理を担っている指導者クラスの方に向けた内容です。

「現場で管理しているマニュアルが更新されない」「そもそも今使っているマニュアルが最新版かわからない」…
そんな経験がある方に向けて、役立つヒントをお届けします。

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2.製造部門が抱える課題とマニュアル更新 

製造部門が抱える根深い課題の一つとして”せっかくマニュアルが更新されても現場に浸透しない”ことがあげられます。そして、更新情報が現場に行き渡らない結果、古いマニュアルに基づいて指導が行われてしまうケースも少なくありません。

その根底にある原因として考えられるのが”部署横断での一元管理体制やシステム化が未整備”で、紙やExcelベースの運用に依存しているという現状です。
一元的にマニュアルを管理・運営する仕組みが整備されていないことで、誰がどの情報を管理し、どのように更新内容を現場へ展開すべきかといった情報管理の責任範囲が曖昧になります。
また、システムによる統合管理がされていない場合、各部署や現場ごとに異なるフォーマットや管理ルールが存在し、結果として最新情報が必要なタイミングで現場に届かないという事態にも繋がっていきます。
したがって、マニュアルの運用を属人的かつ分散的に続ける限り、情報の「正確性・即時性・信頼性」を担保することは難しく、現場力の低下や品質トラブルの温床となりかねません。

このように”マニュアルが各部署で個別に管理・更新されている”状態こそがマニュアルの運用実態と現場ニーズとの乖離を生む背景となっています。
班や係、あるいは個人といった小規模単位になればなるほど、紙やExcelといった管理方法に依存しているケースが多く、わかりにくいマニュアルがそのまま残っていて、作業判断が属人化しているのが実情です。

実際に、業務マニュアルの使用者側である従業員の視点からも、「更新の重要性」は強く認識されています。
「勤め先に業務マニュアルがある」と回答した20代の男女500名を対象にした調査では「わかりやすいマニュアルに最も必要な要素」として「最新の状態がアップデートされていること」を挙げた人が26.4%で最多となりました。
この結果からも、マニュアルの内容が古くなったまま現場に残り続けることは“わかりにくさ”に直結していることがいえます。
出典：400社以上のマニュアル作成の実績を誇るフィンテックス(2024年4月1日)業務マニュアルの使用状況とイメージの調査レポート(PR TIMES)

マニュアルが部署ごとに個別管理されている状況では”更新された内容が必要な人に確実に届かない”という問題が生じます。
たとえ”他部署で改訂された内容”が現場の管理部門に共有され保管されていたとしても、作業員レベルで管理しているマニュアルまで改訂内容が反映されるとは限りません。
これが今回取り上げた課題でもある”せっかくマニュアルが更新されても現場に浸透しない”という教育上の致命的なギャップを生んでいるのです。
さらに、更新通知が紙やメールに依存している場合には、シフト勤務者や派遣・外注スタッフなどに情報が届かず、作業ミスに繋がるといったケースも想定できます。

このように部署間あるいは、部署内で更新情報の流通が不均一であることが、現場での浸透不足を招いているのです。