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本ブログは、製造業の品質保証部門でISO監査対応に追われている部長クラスの皆さまに向けた内容です。
「手順書の管理や教育記録が場当たり的になっている」「監査前になると慌てて資料を作る羽目になる」…
そんな経験がある方に向けて、役立つヒントをお届けします。
品質保証部門が直面している大きな課題の一つとして”外部監査対応に必要な手順変更の履歴や教育実施記録の整備が後手に回る”ことがあげられます。
原因として考えられるのが、製造業において技能継承の取組をしている事業所のうち、技術伝承の取り組みの内容として「ベテラン社員による指導」が圧倒的に主流となっており、導入企業の割合は70.5%と突出しており口頭・非形式的な伝承手段が多くの企業で定着している現状があります。
一方で、「技術伝承が必要な技術、ノウハウを文書化、データベース化、マニュアル化している」と回答した企業の割合は30.3%に留まり、業務手順を文書化して標準化する文化が十分に根付いていないことがわかります。出展：「令和5年度ものづくり基盤技術の振興施策」2024年版ものづくり白書(複数回答可のアンケート)
また、監査資料に求められる内容やフォーマットが、日常での現場内OJTや口頭ベースの指導方法とは大きく乖離していることも大きな原因の一つと言えるでしょう。
JISQ9001(ISO 9001)規格7.2項では、業務に必要な「力量（スキル）」を明確にし、教育や評価を通じてその力量を確保するとともに、その証拠を「文書化した情報」として適切に管理することが求められています。
また、これに関連して、「文書化した情報」の作成及び更新と管理についても、規格7.5項に基づき、現場で有効に活用される状態が求められています。
しかし、実際には監査対応を目的として整備されたマニュアルが、日常の業務やOJTの中では活用されておらず、マニュアルは形だけ整っているものの実態と結びついておらず、監査直前になって場当たり的に非効率な方法で対応するという状況が生まれています。
さらに、マニュアルが整備されていたとしても、更新されずに形骸化しているケースが多く、現場の実態と乖離したまま放置されていることが少なくありません。
そのため、外部監査の際には既存のマニュアルを活用できず、改めて資料を一から作成する手間が発生します。
このように”外部監査対応に必要な手順変更の履歴や教育実施記録の整備が後手に回る”という課題は、表面的には「資料がない」「更新されていない」だけのように見えて、実際には現場の教育・伝承文化にまでさかのぼる根深い構造があるのです。
結果として、教育履歴の可視化や、ドキュメントによる手順変更の記録が後回しになるのは当然とも言える状況です。
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3.解決の第一歩は「仕組み化」
前述した"監査対応が後手に回る”のような課題に対処するには、ISO監査に使えるフォーマットの資料を「わざわざ作る」のではなく、日常業務の中で自然と整備されていく状態を作る必要があります。
つまり「実務で使う手順書」が「監査で提出する手順書」と”統一”されていればよいのです。
”実務で使う手順書＝監査で提出する手順書”にすることで以下のような効果を得ることができます。
こうした仕組みが整えば、「わざわざ監査用に作る」といった文化から脱却し、場当たり的な対応を減らすことができます。
また、現場に負担をかけることなく、必要な情報が平常時から整っている状態をつくることで、監査への対応もスムーズになり、業務の質そのものも高まります。
つまり”仕組み化”こそが、監査対応の後手化を防ぎ、継続的な業務改善につながる鍵なのです。
4.Diveの外部出力機能が真価を発揮する理由
実際の現場では、監査提出用に形式的に整備されたマニュアルが、日常の業務にはほとんど活用されておらず、文書化した情報が本来求められる実用性や更新性を欠いた状態にあることが少なくありません。
Diveには、まさにこの実務と監査の両立を支える機能として「Excel出力機能」が搭載されています。
Diveで動画マニュアルを作成すれば、簡単に手順内容や改定履歴をExcel形式で出力し、監査資料の根拠情報として活用することが可能です。
また、マニュアル観覧の結果を教育実施の記録として出力することも可能なため、特別な作業をせずに日々の業務とともに可視化されていきます。
つまり、「監査のために作るマニュアル」ではなく、「現場で活きているマニュアルを運用すること」こそが結果的に監査要件を満たす持続可能な品質管理の実現を後押しします。
５．まとめ
今回は"動画マニュアル活用術！場当たり対応からの脱却！？ 外部監査対応の効率を変える“外部出力機能”の力！"を解説しました。
場当たり的な監査対応から卒業したい方にとって動画マニュアルの導入は、実務と監査の間にあるギャップを埋める最適な手段です。
現場で使用している動画マニュアルの内容が、テキストや画像を含む形式で簡単にExcel出力できることで、業務で蓄積された記録を監査資料として整理・活用しやすくなり”対応の手間削減”と”資料の精度向上”の両立を実現できます。
当社の動画・ARマニュアルツール「Dive」ではより簡単で、直感的に動画マニュアルの作成・運用ができる機能をご用意しております。
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