外部監査対応の効率を変える外部出力機能の力！

はじめに

ISO監査のたびに、膨大な手順書や記録を掻き集め、深夜まで資料を準備している——そんな経験はないでしょうか。品質保証部門にとって外部監査対応は避けて通れない業務ですが、準備に費やす時間とコストは年々増加しています。

本記事では、監査対応の非効率を生む根本原因を整理し、動画・AR手順書システム「Dive」の外部出力機能がどのように解決に導くかを解説します。

ISO監査対応を効率化！動画・AR手順書システム「Dive」

品質保証部門が直面する監査対応の課題

外部監査の準備は、単なる書類整理にとどまりません。品質保証部門が抱える課題は多岐にわたります。

なお、ISO Survey 2023（国際標準化機構が毎年公表する認証件数調査）によると、日本のISO 9001認証件数は約3.8万件にのぼり、そのうち約6割を製造業が占めています^※1。認証維持のための文書管理・監査対応は、製造業にとって継続的な課題です。

手順書が散在し、最新版の特定に時間がかかる

紙の手順書、共有フォルダ上のファイル、現場に貼り出された簡易マニュアルなど、手順書が複数の場所に分散していると、監査で求められる「最新版」の特定だけでも相当な時間を要します。

教育記録と手順書の紐づけが不十分

「この手順書について、誰がいつ教育を受けたのか」を証跡として示す必要がありますが、紙の教育記録や個別のExcel管理では突合作業に多大な工数が発生します。

監査員への説明資料の作成コスト

現場で実際に行われている作業を、監査員にわかりやすく伝えるための補足資料を毎回ゼロから作成しているケースも少なくありません。

解決の第一歩：手順書の一元管理とデジタル化

監査対応の効率化は、手順書をデジタルで一元管理することから始まります。クラウド上に手順書を集約すれば、バージョン管理が自動化され、最新版の特定に迷うことがなくなります。

さらに、動画形式で手順を記録しておくことで、テキストだけでは伝わりにくい作業の実態を正確に残すことができます。監査員に対しても「実際の作業はこのように行われています」と視覚的に示せるため、説明コストが大幅に削減されます。

しかし、単にデジタル化するだけでは「監査員に必要な資料を必要な形式で提出する」という課題は解決しきれません。ここで重要になるのが、外部出力機能です。

Diveの外部出力機能で監査対応を変える

Diveは、AI自動手順分割（特許技術）により通し動画を手順ごとに自動分割し、手順書の作成工数を約9割削減する動画・AR手順書システムです。手順ごとのフォーマット化（作業内容・コツ・注意事項・安全事項）、スキルマップ統合、16ヶ国語翻訳、AR・スマートグラス対応（8種類以上）といった機能を備え、無料で開始可能。手順書数・ストレージも無制限です。

その中でも、ISO監査対応に特に威力を発揮するのが外部出力機能です。

PDF・Excel形式での手順書出力

Diveで作成した動画手順書は、PDF形式やExcel形式で出力できます。監査員がデジタルツールに不慣れな場合でも、慣れ親しんだ形式で資料を提供できるため、スムーズなコミュニケーションが実現します。

教育記録と一体化した証跡の提示

Diveでは手順書の閲覧履歴が自動的に記録されるため、「誰がどの手順書をいつ確認したか」を教育記録として出力できます。手順書と教育記録を紐づけた証跡を一括で提出できることで、監査対応の準備時間が大幅に短縮されます。

必要な範囲を選択して出力

監査で求められる範囲に応じて、特定の工程やカテゴリに絞った出力が可能です。全手順書を印刷する必要はなく、監査対象に関連する資料だけを効率よくまとめられます。

ISO監査対応を効率化！動画・AR手順書システム「Dive」

まとめ

ISO監査対応の負担を軽減するには、手順書のデジタル一元管理に加え、監査員が求める形式で必要な資料を迅速に出力できる仕組みが不可欠です。

Diveの外部出力機能を活用すれば、手順書のPDF・Excel出力、教育記録の証跡提出、対象範囲の選択出力が可能となり、監査準備にかかる時間とコストを大幅に削減できます。次回の監査に備え、まずは手順書のデジタル化から始めてみてはいかがでしょうか。

参考文献

• ISO 9001:2015「品質マネジメントシステム — 要求事項」（国際標準化機構）
• 日本品質管理学会「品質管理における文書管理のベストプラクティス」
• ^※1 国際標準化機構（ISO）「The ISO Survey of Management System Standard Certifications 2023」https://www.iso.org/the-iso-survey.html
• Dive公式サイト：https://www.divedx.com

よくある質問（FAQ）

ISO監査の準備が非効率になる主な原因は何ですか

手順書が紙・共有フォルダ・現場掲示物などに分散して最新版の特定が困難なこと、教育記録と手順書の紐づけに工数がかかること、監査員向け補足資料を毎回ゼロから作成していることが主な原因として挙げられます。

手順書をデジタル化するだけで監査対応の課題は解決できますか

デジタル化によってバージョン管理の自動化や作業実態の視覚的な記録は実現できます。ただし、監査員が求める形式で必要な範囲の資料を迅速に提出するには、デジタル化に加えて適切な外部出力の仕組みも必要です。

教育記録と手順書の紐づけをどのように証跡として示せばよいですか

閲覧履歴を自動記録する仕組みを活用すると、誰がどの手順書をいつ確認したかを教育記録として出力できます。手順書と教育記録を一括で提出できる状態にしておくことで、突合作業の工数を大きく減らせます。

監査対象の範囲に応じた資料提出はどのように効率化できますか

全手順書を一括出力するのではなく、監査で求められる特定の工程やカテゴリに絞って出力できる仕組みを用意しておくと、必要な資料だけを迅速にまとめられ、準備にかかる時間とコストを抑えられます。