本ブログは、製造業の現場で日常業務の対応と並行して、マニュアル整備という重要な役割を担う中間管理職の皆さまに向けた内容です。

「日々業務が更新されるためマニュアル作成が追いつかない」「そもそも今のマニュアル作成方法が非効率に感じる」…

そんな経験がある方に向けて、役立つヒントをお届けします。

原因として考えられるが”マニュアルの作成、更新が組織として正式に定義・制度化されておらず、整備の計画や責任体制が曖昧になっている”という背景です。

多くの企業でマニュアル作成が”現場の余剰時間で対応すべき業務”とみなされており、経営戦略や部門目標には組み込まれていないケースがあります。
以下の表からもわかるように、特に従業員数が100人未満の中小企業では「退職予定者の伝承技術・ノウハウを文書化、データベース化、マニュアル化している」と回答した割合が大手企業に比べてより顕著に低くなっており、深刻な問題であることが浮き彫りになっています。(複数回答可のアンケートの抜粋)

結果的に属人化による品質のばらつきや技術継承の難しさといった課題は認識されているものの、それを解決するための全社的な仕組みや体制づくりは後回しにされ”マニュアルの作成、更新の整備計画や責任体制が曖昧になっている”要因の一つになっていると考えられます。

マニュアルの作成、更新の整備計画や責任体制が曖昧になっていることで、結果として現場では”マニュアル作成の標準手順やテンプレ、ツールが統一されておらず、担当者ごとに属人的なやり方になってしまう”という悪循環を起こします。

現場作業の流れをどう言語化するか、どこまで詳細に書くべきか、レイアウトはどうするかといったノウハウが十分に共有されていないため、担当者がせっかく試行錯誤して作ったマニュアルも品質が安定せず、更新や引き継ぎがされなくなってしまいます。
また、テンプレートやフォーマットが整備されていないので、担当者ごとにWordやExcel、PowerPointといった、バラバラのツールを使用してマニュアルを作成してしまい結果的に”使われないマニュアル”になってしまいがちです。

上述のように、マニュアル作成が曖昧なまま標準化されずに放置されているため、いざ本腰をいれて作成・更新に取り掛かろうとしても”文章や写真を用意し、作業を適切な工程に分解するなど、非常に多くの作業を手作業でバラバラに行う”必要があり、かかる工数が非常に多くなってしまいます。

作業者との調整や、写真撮影、手順の分解、文章化、図表の作成、レイアウト調整など、マニュアル作成に必要な工程は多岐にわたり、しかもそれぞれを属人的な手法で行うとなると、作業全体が非効率的になることは明白です。

特に中小企業では、現場の技能者がそのままマニュアル作成の担当になることも多く、作業負担がさらに増す傾向にあります。
そのため、限られた工数の中で通常業務と並行してマニュアル作成を進めることは非常に難しく、結果としてマニュアル作成が思うように進まないという状態に陥ってしまいます。

このように”マニュアル作成には時間がかかり、数ある業務すべてに対応するには工数が足りない”という課題は、前述したような複合的な要素が重なった悪循環が原因といえるでしょう。